Den 25 maj 2018 träder GDPR i kraft. Det innebär att det nu blir ännu viktigare för oss att du som medlem vet vilka personuppgifter om dig vi har sparat och varför vi har sparat dem. Om du inte vill att vi ska använda en uppgift om dig, är det viktigt att du hör av dig till någon i styrelsen.

Marknadsföreningen i Västerås har som mål att inspirera och utbilda dig inom marknadsföring och ge dig möjlighet att bygga ditt nätverk. För att vi ska kunna göra det behöver vi kunna kommunicera med dig som är medlem via mejl och sms, och då behöver vi använda dina personuppgifter.

Personuppgifter vi sparar
De uppgifter vi sparar är ditt för- och efternamn, mejladress, namn på organisation där du arbetar/verkar, samt telefonnummer om du valt att ge oss det. Vi sparar också bilder från evenemang, där du kan förekomma.

Tillgång till personuppgifter
Det är endast styrelsen för föreningen som har tillgång till dessa uppgifter, och vi förbinder oss att inte under några omständigheter sprida uppgifterna till utomstående parter. Medlemsregistret finns i ett Excellark, vars kolumn för epost kopieras in i systemet Paloma vid utskick (uppgifterna som finns i Excell och i Paloma sparas och hanteras lika).

Fotografering
Du som är medlem kommer att fotograferas eller filmas vid föreningens sammankomster och detta material arkiveras av styrelsen. Bilder och film på medlemmar använder vi i mejl, nyhetsbrev, på hemsidan, i trycksaker och annonser samt på sociala medier som LinkedIn, Instagram och Facebook. Om du ser en bild på dig själv som du vill att vi ska ta bort, så ska du prata med någon av oss i styrelsen eller mejla på info@miv.nu, så tar vi bort den.

När vi filmar eller fotar vid våra aktiviteter är vi tydliga med det och deltagarna har då alltid möjlighet att meddela om de inte vill vara med.

Godkännande för samtycke
Vi behöver ditt godkännande att vi får använda dina uppgifter på det sätt vi beskriver ovan. Du kan ge oss det på två sätt:

  1. – När du betalar din medlemsavgift har vi beskrivit på anmodan hur vi använder dina personuppgifter och att du genom att betala godkänner detta.
  2. – När du blir medlem via MiVs hemsida eller anmäler dig till enstaka träffar fyller du i ett digitalt formulär. I det har vi beskrivit hur vi använder personuppgifter och att du genom att godkänna villkoren också godkänner användning av dina personuppgifter.

 

Mejladresser till de som inte är medlemmar
Många som tidigare varit medlemmar, eller har deltagit i aktiviteter och lämnat sin mejladress, finns idag med i föreningens register. Anledningen är att vi vill informera även dem om aktiviteter och därigenom inspirera till deltagande och medlemskap. Dessa personer kommer före 25/5 2018 att få frågan om de vill bli borttagna eller stå kvar på de listor föreningen förvaltar.

De som väljer att stanna får fortsatta utskick och omfattas, precis som medlemmarna, av löftet om att styrelsen inte under några omständigheter sprider uppgifterna utanför styrelsen.

Gallringsprincipen
Vi följer gallringsprincipen, vilket betyder att vi minst vart femte år skickar mejl till dem som finns i registret enligt ovan men inte är medlemmar, och frågar om de vill stå kvar och fortsätta få våra utskick eller tas bort.

Fastställt av styrelsen för MiV 2018 vid styrelsemöte 2018 – 04 – 26